Scope Of Work Document

Di dalam suatu kerjasama usaha, khususnya yang melibatkan berbagai pekerjaan yang bersifat detail dan saling berhubungan serta diatur dalam kerangka Program maupun Project, Kontrak Kerjasamanya harus diperkuat dengan Dokumen Scope Of Work (SOW), alias Dokumen Ruang Lingkup Kerja.

Dokumen Scope Of Work berfungsi sebagai “Pagar” Kerjasama sekaligus Pengontrol jalannya Kerjasama sesuai dengan berbagai kesepakatan yang tertuang di dalam dokumen tersebut sehingga dapat menghindarkan para pihak yang bekerjasama dari berbagai potensi perselisihan akibat salah tafsir dari dokumen Kontrak Kerjasama.

Di dalam dunia Management Consulting, Dokumen Scope Of Work adalah dokumen yang dihasilkan dari  Scoping, yaitu suatu proses yang dilakukan untuk memahami secara rinci tentang:

• VISI & STRATEGI ORGANISASI serta dampaknya pada aspek People, Process, Technology & Delivery dari operasional organisasi hari ini dan ke depan;
• PROCESS MAPPING: Kebutuhan suatu client berdasarkan apa yang dimiliki, digunakan dan berfungsi saat ini dengan apa yang mau dibangun, dimiliki dan digunakan di masa datang dari perspektif Proses Kerja Organisasi dan Para Mitra Strategisnya yang memiliki pengaruh ke dalam kinerja organisasi;
• PROCESS DESIGN REQUIREMENTS: mencakup proses apa saja yang harus dibangun dan/atau dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis hari ini dan di masa datang serta Sumber Daya Manusia danTeknologi Pendukung yang diperlukan;

Scope Of Work  (SOW) Document adalah suatu dokumen yang merincikan:

1. Latar Belakang Kerjasama. Bagian ini menjelaskan secara lengkap tentang latar belakang terbangunnya kerjasama antar para pihak dan sasaran strategis apa yang mau dicapai bersama;
2. Syarat dan Ketentuan Pengelolaan Kerjasama. Bagian ini mengatur tentang aspek-aspek sebagai berikut: Struktur, Definisi dan Penjelasan Organisasi Program/ Project beserta Peran, Tugas dan Tanggungjawab dari setiap pihak yang terlibat di dalamnya. Rincian dari aspek ini dijabarkan dalam bagian tersendiri, yaitu pada bagian Organisasi dan Sumber Daya Manusia;
3. Mekanisme Komunikasi dan Pelaporan di dalam Program/ Project seperti Jadwal Pertemuan Berkala untuk meng-update perkembangan Program/ Project, Bentuk Pelaporan Program/ Project, Metode dan Bentuk Komunikasi Program/ Project kepada setiap Pemangku Kepentingan dan lain sebagainya. Tanggungjawab Pembiayaan dan segala hal yang berhubungan dengan aspek Keuangan Program/ Project;
4. Manajemen Pengambilan Keputusan di dalam Program/ Project;
5. Manajemen Perubahan dari apa yang sudah terlebih dahulu disepakati;
6. Manajemen Serah Terima Hasil Kerja;
7. Ruang Lingkup Layanan menjelaskan tentang jenis dan bentuk layanan/ produk apa saja yang akan diberikan oleh pihak pemberi kepada pihak penerima dalam bentuk DELIVERABLES dengan target Jangka Waktu dan Standar Ukuruan Minimum yang harus dipenuhi bagi setiap layanan/ produk yang diberikan;
8. Proses Kerja yang terlibat di dalam Program/ Project yang dikerjasamakan. Mencakup aspek Kebijakan, Proses, Prosedur, Langkah Kerja sampai dengan Peran, Tugas dan Tanggungjawab dari masing-masing pihak yang terlibat di setiap Proses Kerja.
   Secara umum, Proses Kerja Bisnis terbagi ke dalam beberapa kelompok, seperti:
   • • Quote to Cash (termasuk Order to Cash): mulai dari pembuatan Quotation (Penawaran) yang dilanjutkan dengan Penerimaan Pemesanan (Order Management/ Sales)  yang kemudian ditindaklanjuti dengan Pengiriman Barang ke Pelanggan (Inventory & Shipment) sampai dengan Pencatatan Piutang (Accounts Receivable), Pengiriman Tagihan ke Pelanggan  (Customer Invoicing) dan berakhir pada Penerimaan Pembayaran (Cash/ Bank)
     • Procure to Pay – P2P: siklus proses bisnis yang dimulai dari kebutuhan pengadaan barang/ jasa dari pihak enduser yang dalam perjalanan prosesnya harus melalui tahapan proses persetujuan (approval processes) dari Atasan/ Pimpinan enduser tersebut sampai di tahap persetujuan akhir, untuk kemudian dikirim ke bagian Pengadaan untuk dibuatkan Purchase Order (PO) kepada pihak Vendor terkait. Setelah itu proses tersebut dilanjutkan dengan penerimaan PO oleh pihak Vendor dan pengiriman barang beserta Tagihan (Invoice). Tagihan/ Invoice tersebut kemudian dicatat di dalam sistem pembeli untuk menjadi data Hutang (Accounts Payable) yang pada saat jatuh tempo akan dibayarkan secara penuh atau sesuai termin pembayaran yang berlaku;
     • Record to Report (R2R): siklus proses bisnis yang mencakup aspek pencatatan data transaksi internal maupun external, pelaksanaan berbagai aspek Kepatuhan Akuntansi sampai dengan Proses Akhir (Tutup Bulan/ Tahun) yang berujung pada Pelaporan Resmi dari Aspek Keuangan dan Akuntansi tentang Kinerja Operasional Organisasi.
9. Organisasi dan Sumber Daya Manusia yang terlibat langsung maupun tidak langsung ke dalam Program/ Project. Keterlibatan mereka harus secara jelas dikukuhkan dalam suatu Surat Tugas resmi dengan Jangka Waktu dan Target Pencapaian yang jelas;
10. Wilayah Cakupan serta lokasi utama dilaksanakannya Program/ Project. Mencakup segala sarana dan prasarana pendukung dan persediaan logistik dan diperlukan untuk mendukung keberhasilan implementasi;
11. Target Hasil Kerja (Deliverables) yang akan dihasilkan oleh Program/ Project dengan target waktu (hari & tanggal) pencapaiannya, yang kesemuanya disusun dalam suatu Rencana Kerja (Work Plan);
12. Teknologi Pendukung yang terlibat, mencakup:
    • Jumlah, Jenis & Spesifikasi Teknis dari Server dan Personal Computer (Desktop maupun Laptop) yang akan digunakan;
    • Operating Systems, Server & Database Management Systems dan Aplikasi yang akan digunakan;
    • Modules, Features dan Functionalities yang akan digunakan;
    • Proses, Prosedur dan Panduan Teknis dari setiap Sistem dan Aplikasi yang digunakan;
    • LCD Projector & Projector Screen untuk keperluan Presentasi & Meeting;
    • Aplikasi Email dan Workgroup untuk digunakan sebagai sarana komunikasi resmi